Nota fiscal
Como emitir nota fiscal pelo Simples Nacional
Emitir nota pelo Simples é o mesmo processo de qualquer empresa, com uma exceção: o campo CSOSN, que existe só para optantes e derruba a emissão quando vem errado. Veja os dez códigos, o que muda com a NFS-e Nacional obrigatória em novembro de 2026 e por que o MEI trava por um motivo completamente diferente.
Pontos-chave
Emitir nota pelo Simples é o mesmo processo de qualquer empresa, com uma diferença que trava quase todo mundo: o campo CSOSN.
O CSOSN tem dez códigos possíveis. Os mais usados por quem vende mercadoria são 101, 102 e 500.
A partir de 1º de novembro de 2026, empresas do Simples são obrigadas a emitir NFS-e pelo Emissor Nacional (Resolução CGSN nº 191/2026).
Em 2026, quem é do Simples e o MEI estão dispensados de preencher os campos de CBS e IBS na nota. A obrigação começa em 1º de janeiro de 2027.
O MEI que não consegue emitir nota geralmente esbarra no CRT 4: desde abril de 2025, erro nesse campo ou no CFOP bloqueia a emissão.
O passo a passo, em cinco etapas
Emitir nota fiscal sendo optante do Simples Nacional não é diferente de emitir sendo qualquer outra empresa — até o momento em que aparece um campo de três dígitos que ninguém explicou, o sistema recusa a nota e a venda fica parada esperando.
Esse campo é o CSOSN, e ele existe só para quem está no Simples. Este artigo explica o que preencher nele, o que muda na emissão a partir de novembro deste ano, e por que o MEI costuma ser bloqueado por um motivo completamente diferente.
O processo tem cinco passos: acessar o sistema emissor (o Emissor Nacional da NFS-e, para serviços, ou o sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado, para produtos), informar os dados do cliente (CNPJ ou CPF e endereço completo), descrever o produto ou serviço prestado, preencher os códigos fiscais da operação — CFOP e, no caso de mercadorias, o CSOSN — e transmitir a nota para autorização.
A diferença entre o Simples e os demais regimes está inteira no quarto passo. Enquanto uma empresa do Lucro Presumido informa o CST (Código de Situação Tributária), quem está no Simples informa o CSOSN.
CSOSN: o código que quase todo mundo erra
Dez códigos quase iguais — só um abre a operação certa
O CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional) indica como o ICMS se comporta naquela venda específica: se foi tributado, se permite crédito para o comprador, se já foi recolhido antes por substituição tributária ou se a operação é isenta. São dez códigos.
101
Tributada pelo Simples com permissão de crédito de ICMS ao destinatário
102
Tributada pelo Simples sem permissão de crédito
103
Isenção do ICMS para a faixa de receita bruta
201
Tributada com permissão de crédito e com cobrança de ICMS por substituição tributária
202
Tributada sem permissão de crédito e com ICMS por substituição tributária
203
Isenção do ICMS para faixa de receita bruta e com ICMS por substituição tributária
300
Imune
400
Não tributada pelo Simples Nacional
500
ICMS já cobrado anteriormente por substituição tributária ou por antecipação
900
Outros
Na prática, a maioria das operações de um pequeno negócio cai em três deles: 101 quando o cliente é outra empresa que vai aproveitar o crédito, 102 quando não há crédito a transferir (a situação mais comum na venda ao consumidor final), e 500 quando o produto já teve o ICMS recolhido lá atrás pelo fornecedor, por substituição tributária.
A escolha entre 101 e 102 não é preferência sua: depende de a empresa estar ou não em faixa que permite transferir crédito e de o cliente poder aproveitá-lo. Na dúvida entre esses dois, é pergunta para o contador, não para o sistema.
O prazo que muda a emissão em novembro de 2026
O prazo foi de setembro para novembro — a obrigação continua
Esta é a parte com data marcada. A Resolução CGSN nº 191, de 4 de agosto de 2026, tornou obrigatória a emissão da Nota Fiscal de Serviços eletrônica em padrão nacional (NFS-e) por microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples, com efeitos a partir de 1º de novembro de 2026. O prazo original era 1º de setembro e foi prorrogado.
Na prática, quem presta serviço e emite nota pelo sistema da própria prefeitura precisa migrar para o Emissor Nacional da NFS-e, seja pela aplicação web, seja por integração via API no sistema que já usa. Vale checar isso agora, e não em outubro: a migração envolve cadastro e, dependendo do município, ajuste no sistema de gestão. O guia da NFS-e nacional detalha quem é obrigado, as datas por perfil, a integração e o que fazer se a nota for rejeitada.
O que muda com CBS e IBS na nota em 2026
Aqui existe uma confusão que vale desfazer, porque a informação circula errada. Empresas do Simples Nacional e MEI estão dispensadas de preencher os campos de CBS e IBS nas notas durante todo o ano de 2026. Para quem emite com CRT 1 (Simples) ou CRT 4 (MEI), esses campos permanecem opcionais e a ausência deles não gera rejeição da nota.
A obrigatoriedade de destaque de CBS e IBS para optantes do Simples começa em 1º de janeiro de 2027, quando esses tributos passam a integrar o regime, conforme o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 lido em conjunto com a Resolução CGSN nº 191/2026.
Para as demais empresas, fora do Simples, o cronograma é outro e já está em curso em 2026 — o que explica por que tanto conteúdo sobre “obrigatoriedade de destacar CBS e IBS” parece contradizer o que o seu contador falou. Os dois estão certos, para públicos diferentes. O panorama completo dessa transição está no artigo sobre a reforma tributária.
Por que o MEI não consegue emitir nota fiscal
Se você é MEI e a nota simplesmente não passa, o problema quase nunca é o CSOSN. É o CRT 4.
O CRT (Código de Regime Tributário) identifica o regime do emitente. Desde setembro de 2024, o MEI precisa usar o CRT 4, que é exclusivo dessa categoria — antes, muita gente usava o CRT 1, o mesmo das demais empresas do Simples. E desde 1º de abril de 2025, as regras de validação desse campo entraram em produção: se o CSOSN ou o CFOP informados não forem compatíveis com o CRT 4, a nota é rejeitada na hora.
Existe ainda uma rejeição que confunde bastante: se você seleciona CRT 4 mas o cadastro da sua empresa na Secretaria da Fazenda do estado não está registrado como microempreendedor, o documento é recusado por divergência cadastral. Nesse caso, o conserto não está no emissor, está no cadastro estadual.
O que verificar quando a nota é rejeitada
Confira, nesta ordem: se o regime selecionado no emissor está como MEI (CRT 4), se o cadastro na Sefaz do seu estado consta como microempreendedor, se o CFOP escolhido está entre os permitidos para MEI, e se o CSOSN é compatível com a operação. A mensagem de erro do sistema costuma indicar qual dos quatro falhou, mesmo quando o texto parece genérico.
Nota de produto e nota de serviço: sistemas diferentes
Vale separar, porque é fonte constante de confusão. Venda de mercadoria gera NF-e (ou NFC-e, para consumidor final), emitida pelo sistema da Secretaria da Fazenda do estado, e é nela que entram CSOSN e CFOP. Prestação de serviço gera NFS-e, que é municipal por natureza e está migrando para o Emissor Nacional, com o prazo de novembro de 2026 descrito acima.
Quem faz as duas coisas emite nos dois sistemas, com cadastros separados. Não existe nota única que cubra produto e serviço ao mesmo tempo.
Erros que travam a emissão
Além do CRT 4, três erros aparecem com frequência: CNPJ ou CPF do cliente digitado com dígito errado (o sistema valida e recusa), CFOP incompatível com a operação (venda dentro do estado usando código de operação interestadual, por exemplo) e inscrição estadual pendente ou irregular, que bloqueia a emissão de NF-e mesmo com todo o resto correto.
Perguntas frequentes
Como emitir nota fiscal pelo Simples Nacional?
Acesse o sistema emissor (Emissor Nacional da NFS-e para serviços, ou o sistema da Sefaz do seu estado para produtos), informe os dados do cliente, descreva o produto ou serviço, preencha o CFOP e o CSOSN correspondentes à operação e transmita para autorização. A diferença em relação a outros regimes é o CSOSN, campo exclusivo de quem está no Simples.
Qual o CSOSN para Simples Nacional?
Existem dez códigos: 101, 102, 103, 201, 202, 203, 300, 400, 500 e 900, cada um indicando uma situação diferente do ICMS na operação. Os mais usados no dia a dia são o 101 (tributada com permissão de crédito), o 102 (tributada sem permissão de crédito) e o 500 (ICMS já recolhido por substituição tributária).
Quanto o MEI paga de imposto na nota fiscal?
O MEI não paga imposto adicional na nota fiscal: os tributos já estão incluídos no DAS mensal de valor fixo. A nota registra a operação, mas não gera cobrança separada de imposto sobre aquela venda.
Por que não consigo emitir nota fiscal eletrônica MEI?
A causa mais comum é o CRT 4. Desde 1º de abril de 2025, erros nos campos de CSOSN ou CFOP vinculados ao CRT 4 bloqueiam a emissão. Também é frequente a rejeição por divergência cadastral, quando o cadastro da empresa na Sefaz do estado não consta como microempreendedor.
Empresa do Simples precisa destacar CBS e IBS na nota em 2026?
Não. Optantes do Simples Nacional e MEI estão dispensados de preencher os campos de CBS e IBS durante 2026, e a ausência desses campos não gera rejeição. A obrigatoriedade começa em 1º de janeiro de 2027.
Quando a NFS-e Nacional passa a ser obrigatória?
Para microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, a emissão de NFS-e pelo Emissor Nacional passa a ser obrigatória em 1º de novembro de 2026, conforme a Resolução CGSN nº 191/2026.
Qual a diferença entre CST e CSOSN?
O CST é usado por empresas fora do Simples Nacional e indica a tributação do ICMS pelo regime normal. O CSOSN cumpre a mesma função, mas é exclusivo de quem está no Simples, refletindo a forma simplificada de apuração do imposto.
Por onde começar
Se você presta serviço e ainda emite pela prefeitura, o passo desta semana é acessar o Emissor Nacional da NFS-e e conferir seu cadastro — o prazo de 1º de novembro é curto e a migração não é instantânea. Se você é MEI e vem enfrentando rejeição, confira o CRT antes de qualquer outra coisa: na maioria dos casos, o bloqueio está ali.
E se a dúvida é sobre qual CSOSN usar em uma operação específica, essa é a hora de perguntar ao contador em vez de tentar por eliminação — um código errado repetido em centenas de notas vira um problema de retificação depois.
Dois desdobramentos comuns: se o volume de notas mostrou que o faturamento passou do teto, veja o que fazer nos próximos 30 dias; e se a dúvida é quanto do imposto entra no preço do que você vende, a conta está no custo real do produto.
Leia também
O regime por trás dos códigos
Os prazos citados aqui vêm das mudanças do Simples Nacional. Veja o que muda para quem já é optante, incluindo o fator R e a decisão de 2027.
Este artigo tem finalidade informativa e foi verificado em setembro de 2026, com base na Resolução CGSN nº 191/2026, no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 e na Nota Técnica 2024.001 da NF-e. Prazos de obrigatoriedade fiscal têm sido prorrogados com frequência; confirme as datas vigentes com o seu contador e no Portal do Simples Nacional antes de tomar decisões.